आज के डिजिटल युग में व्यापारिक संस्थानों के लिए सटीक इन्वेंट्री प्रबंधन अत्यंत आवश्यक है। छोटे से लेकर बड़े हर प्रकार के व्यवसाय में सही मात्राओं (Quantities) का लेखा-जोखा रखना जरूरी होता है। इसी उद्देश्य को ध्यान में रखते हुए, Tally सॉफ्टवेयर में Unit of Measure (मापन की इकाई) का विशेष प्रावधान है।
Unit of Measure क्या है?
सरल शब्दों में कहें तो “Unit of Measure” (मापन की इकाई) वह माध्यम है जिससे हम किसी वस्तु की मात्रा, लंबाई, वजन, संख्या या अन्य किसी विशेषता को व्यक्त करते हैं। उदाहरण के लिए:
- कपड़े को मीटर में नापा जाता है।
- दूध को लीटर में मापा जाता है।
- कंप्यूटर पेन ड्राइव को संख्या (Nos) में मापा जाता है।
- चावल, चीनी जैसी वस्तुएं किलोग्राम (Kg) में मापी जाती हैं।
Tally में जब हम इन्वेंट्री (Stock Items) बनाते हैं तो वहां Unit of Measure निर्धारित करनी पड़ती है, ताकि हमें पता चल सके कि वस्तु किस आधार पर बेची या खरीदी जाएगी।
Tally में Unit of Measure क्यों जरूरी है?
यदि आप अपनी इन्वेंट्री का सही-सही लेखा-जोखा रखना चाहते हैं तो Unit of Measure की सही जानकारी अत्यंत आवश्यक है। इसके लाभ इस प्रकार हैं:
- माल का सटीक स्टॉक रिकॉर्ड।
- माल की खरीद व बिक्री में स्पष्टता।
- GST बिलिंग में बिना त्रुटि के Quantity दिखाना।
- विभिन्न रिपोर्ट्स (Stock Summary, Movement Analysis) में सही आंकड़े।
- ग्राहक व विक्रेता दोनों को स्पष्ट Quantity का ज्ञान।
यदि Unit of Measure गलत है तो Purchase Order, Sales Invoice व Delivery Challan सभी गलत बनेंगे जिससे Audit में परेशानी हो सकती है।
Tally में Unit of Measure के प्रकार
Tally में मुख्य रूप से दो प्रकार की Units बनाई जाती हैं:
Simple Units (सरल इकाइयाँ):
जैसे:
- Nos (Numbers)
- Kg (किलोग्राम)
- Ltr (लीटर)
- Mtr (मीटर)
- Pcs (Pieces)
Compound Units (संयुक्त इकाइयाँ):
यह तब प्रयोग होता है जब एक से अधिक Units को जोड़कर एक नया Measure बनाया जाता है। जैसे:
- 1 Dozen = 12 Nos
- 1 Box = 10 Kg
- 1 Meter = 100 Centimeters
Tally में Unit of Measure कैसे बनाएं? (Step-by-Step Process)
यदि आप भी Tally में Unit of Measure बनाना चाहते हैं तो निम्न प्रक्रिया का पालन करें:
1. Gateway of Tally → Inventory Info पर जाएं।
2. Units of Measure सिलेक्ट करें।
3. Create (Under Single Unit) विकल्प चुनें।
अब निम्नलिखित विवरण भरें:
| Field | विवरण |
|---|---|
| Symbol | जैसे – Kg, Mtr, Ltr आदि। |
| Formal Name | पूरा नाम – Kilogram, Meter आदि। |
| Number of Decimal Places | यदि आप दशमलव में मात्रा दिखाना चाहते हैं तो यहाँ 2 डालें। |
4. Save करने के लिए “Ctrl + A” दबाएं।
यदि आपको Compound Unit बनानी है तो:
- Units of Measure → Create (Under Compound Unit) सिलेक्ट करें।
- First Unit और Conversion Factor डालें।
- Second Unit सिलेक्ट करें।
- Save करें।
उदाहरण:
1 Box = 12 Nos
यहाँ First Unit = 12 Nos होगी, Second Unit = Box।
Example (उदाहरण):
मान लीजिए कि आप 1 Dozen पेन की यूनिट बनाना चाहते हैं।
- First Unit: 12 Nos
- Second Unit: Dozen
अब जब भी आप “Dozen” सिलेक्ट करेंगे तो Tally स्वतः 12 Nos मानेगा।
Tally में Unit of Measure सेट करते समय ध्यान रखने योग्य बातें:
- Simple और Compound Unit में अंतर समझें।
- Symbol छोटा और स्पष्ट रखें।
- Decimal Point की आवश्यकता तभी रखें जब वह वास्तविक हो।
- GST वाले Items के लिए सही Unit डालें।
- Compound Unit का उपयोग तभी करें जब आपकी इन्वेंट्री में दो माप आवश्यक हों।
Unit of Measure का महत्व विभिन्न रिपोर्ट्स में:
| रिपोर्ट का नाम | Unit of Measure का प्रभाव |
|---|---|
| Stock Summary | वस्तु की कुल मात्रा सही दिखती है। |
| Movement Analysis | वस्तु की इन/आउट Quantity सही आती है। |
| Sales Register | बिल में वस्तु की सही मात्रा व यूनिट दर्शाती है। |
Unit of Measure से जुड़ी सामान्य गलतियाँ:
- Compound Unit बनाते समय Conversion Factor गलत डालना।
- Items की Purchase और Sale में अलग-अलग Units देना।
- Decimal Places की आवश्यकता न होने पर भी सेट कर देना।
- एक ही Item के लिए अलग-अलग Units बना देना।
Shortcut Keys for Unit of Measure in Tally:
| कार्य | शॉर्टकट |
|---|---|
| Units of Measure में जाने के लिए | Alt + G → Inventory Info |
| Create करने के लिए | Alt + C |
| Voucher में नया Unit बनाने के लिए | Alt + C (during entry) |
Unit of Measure और GST में संबंध:
यदि आप GST बिलिंग कर रहे हैं तो Unit of Measure का सही निर्धारण आवश्यक है क्योंकि Invoice में HSN Code के साथ सही Unit दिखाना अनिवार्य है।
- गलत Unit → गलत GST Calculation → पेनल्टी।
Tally में Unit of Measure – वास्तविक जीवन उदाहरण:
| वस्तु | Unit of Measure | Type |
|---|---|---|
| Laptop | Nos | Simple |
| Rice | Kg | Simple |
| Notebook Set | 1 Box = 12 Nos | Compound |
| Cable | Mtr | Simple |
| Milk | Ltr | Simple |
Tally में Unit of Measure बनाने के लाभ:
- Billing में स्पष्टता।
- Stock Handling आसान।
- GST Complaint Reports।
- Purchase और Sales Order में एकरूपता।
- Production Process में सही Input/Output Management।
निष्कर्ष
- Tally में Unit of Measure न केवल इन्वेंट्री को सुव्यवस्थित बनाता है बल्कि आपकी Purchase, Sales, GST Billing और Reports को भी त्रुटि-मुक्त बनाता है। सही यूनिट निर्धारित करने से भविष्य में होने वाली बड़ी गलतियों से बचा जा सकता है। अतः, हर व्यापारी व अकाउंटेंट को Tally में Units of Measure का ज्ञान अनिवार्य रूप से होना चाहिए।
Toppers Computer Academy की सलाह:
- यदि आप भी Tally ERP 9 / Prime की संपूर्ण ट्रेनिंग लेना चाहते हैं तो आज ही Toppers Computer Academy से जुड़ें और सीखें – GST Billing, Inventory Management, TDS, Payroll और भी बहुत कुछ।
📞 7582056800
🌐 www.topperscomputeracademy.com