वर्तमान समय में जब अधिकतर व्यवसाय डिजिटल माध्यम से अपने लेखा-जोखा का प्रबंधन कर रहे हैं, तब Tally जैसे एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का महत्व काफी बढ़ गया है। Tally न केवल अकाउंटिंग कार्यों को सरल बनाता है बल्कि टैक्सेशन, GST, इन्वेंट्री मैनेजमेंट और फाइनेंशियल रिपोर्टिंग के लिए भी बेहतरीन टूल्स प्रदान करता है। इस लेख में हम जानेंगे कि Tally में Debit Note और Credit Note क्या होते हैं, इनकी आवश्यकता क्यों होती है और इन्हें कैसे बनाया जाता है।
Debit Note क्या है?
- डेबिट नोट वह दस्तावेज़ है जो विक्रेता द्वारा खरीदार को तब भेजा जाता है जब खरीदार को कुछ अतिरिक्त राशि चुकानी होती है। सरल शब्दों में कहें तो जब हम किसी ग्राहक से अतिरिक्त पैसा मांगते हैं—किसी कारणवश जैसे कि माल की कीमत बढ़ जाना, टैक्स में बदलाव, माल वापसी आदि—तो हम उसे डेबिट नोट जारी करते हैं।
Debit Note जारी करने के मुख्य कारण:
- अगर माल की कीमत बढ़ गई हो।
- यदि पहले भेजी गई इनवॉइस में कोई कमी रह गई हो।
- अगर ग्राहक ने कुछ वस्तुएं अतिरिक्त ले ली हों।
- टैक्स दरों में बदलाव।
Tally में Debit Note बनाने की प्रक्रिया:
- Accounting Voucher में जाएं।
- F9: Debit Note सिलेक्ट करें (अगर एक्टिवेटेड न हो तो F11 > Features में जाकर Enable करना होगा)।
- पार्टी का नाम सिलेक्ट करें।
- Ledger सिलेक्ट कर राशि डालें।
- Narration में Reason लिखें।
- सेव करें।
Credit Note क्या है?
- क्रेडिट नोट वह दस्तावेज़ है जो विक्रेता द्वारा खरीदार को तब जारी किया जाता है जब खरीदार ने माल वापस किया हो या पहले अधिक पैसे दिए हों। इसे “Reverse Invoice” भी कह सकते हैं। उदाहरण के लिए यदि ग्राहक माल लौटाता है या बिल में छूट दी जाती है तो विक्रेता ग्राहक को क्रेडिट नोट जारी करता है।
Credit Note जारी करने के मुख्य कारण:
- माल वापसी।
- पहले से अधिक बिल बना देना।
- किसी प्रकार की छूट देना।
- कर (Tax) में त्रुटि सुधार।
Tally में Credit Note बनाने की प्रक्रिया:
- Accounting Voucher में जाएं।
- F8: Credit Note सिलेक्ट करें (Features में Enable करना होगा)।
- पार्टी का नाम सिलेक्ट करें।
- Ledger सिलेक्ट कर राशि डालें।
- Narration में उचित कारण लिखें।
- सेव करें।
Debit Note और Credit Note में अंतर:
| बिंदु | Debit Note | Credit Note |
|---|---|---|
| परिभाषा | जब खरीदार को अतिरिक्त राशि का भुगतान करना होता है। | जब खरीदार को राशि वापस करनी होती है। |
| जारी करने वाला | विक्रेता या खरीदार दोनों जारी कर सकते हैं। | विक्रेता द्वारा खरीदार को जारी किया जाता है। |
| कारण | माल की कीमत बढ़ना, Extra Quantity, Tax Rate बढ़ना। | माल वापसी, Discount, Invoice Correction। |
| एकाउंटिंग प्रभाव | ग्राहक का खाता Debit होता है। | ग्राहक का खाता Credit होता है। |
GST के अंतर्गत Debit Note और Credit Note का महत्व
GST लागू होने के बाद Debit Note और Credit Note की आवश्यकता और बढ़ गई है। GST रिटर्न भरते समय इन दोनों का सही-सही रिकॉर्ड देना अनिवार्य होता है।
- Debit Note: Output Tax बढ़ता है।
- Credit Note: Output Tax कम होता है।
इनकी सही जानकारी के बिना GSTR-1 और GSTR-3B में त्रुटि हो सकती है जिससे टैक्स पेनल्टी लग सकती है।
Tally में Debit Note और Credit Note के लिए Settings कैसे Enable करें?
- Gateway of Tally → F11 → Accounting Features।
- “Use Debit/Credit Notes” → Yes।
- यदि GST लागू है तो “Enable Goods & Services Tax (GST)” को Yes करें।
- Voucher Entry करते समय Alt + C से नया Ledger भी बना सकते हैं।
Tally Shortcut Keys (Debit Note/Credit Note):
| कार्य | शॉर्टकट |
|---|---|
| Debit Note में जाने के लिए | F9 |
| Credit Note में जाने के लिए | F8 |
| Narration देखने के लिए | Ctrl + N |
| Voucher को Save करने के लिए | Ctrl + A |
Debit Note/Credit Note उपयोग करते समय सावधानियां:
✔ Ledger सही चुनें (Purchase/Sales Returns)।
✔ Narration हमेशा डालें, जिससे Audit में स्पष्टता रहे।
✔ GST Details सही भरें।
✔ Party Ledger GST रजिस्टर है या नहीं, ध्यान दें।
निष्कर्ष:
- Debit Note और Credit Note का सही उपयोग न केवल Tally में सही एकाउंटिंग के लिए आवश्यक है बल्कि आपके GST रिटर्न, Taxation और Inventory Reports के लिए भी अनिवार्य है। यदि आप सही समय पर Debit और Credit Notes का रिकॉर्ड रखते हैं तो बाद में होने वाली परेशानियों से बच सकते हैं।
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