भूमिका:
Bank Reconciliation Statement (BRS) एक अत्यंत महत्वपूर्ण लेखा दस्तावेज है, जिसका निर्माण व्यापारिक संस्थाएँ तथा वित्तीय संस्थान अपनी नकदी प्रवाह की सटीकता जाँचने के लिए करती हैं। BRS के माध्यम से कंपनी अपनी नकद बही (Cash Book) में दर्ज बैंक लेन-देन और बैंक द्वारा भेजी गई पासबुक (Bank Statement) के मध्य भिन्नताओं को पहचानती है। इस प्रक्रिया से लेन-देन की पारदर्शिता सुनिश्चित होती है तथा गलतियों एवं धोखाधड़ी के अवसर न्यूनतम होते हैं।
Bank Reconciliation Statement (BRS) क्या है?
- Bank Reconciliation Statement वह विवरण है जो व्यापारिक संस्था की नकद बही और बैंक स्टेटमेंट के मध्य किसी विशेष तिथि को विद्यमान अंतर की व्याख्या करता है। इसका उद्देश्य दोनों पुस्तकों के संतुलन (Balance) को मेल कराना होता है।
BRS बनाने की आवश्यकता:
- बैंक में जमा चेक क्लियर न होना।
- बैंक द्वारा ऑटोमेटिकली काटे गए चार्जेस या ब्याज का नकद बही में अंकित न होना।
- किसी ग्राहक द्वारा सीधे बैंक में राशि जमा करना, जिसका उल्लेख नकद बही में न होना।
- लेखा कर्मचारियों द्वारा त्रुटिवश किसी लेन-देन को चूक जाना।
- बैंक द्वारा की गई गलतियाँ।
BRS के मुख्य कारण:
- Cheque deposited but not yet cleared
- Cheque issued but not yet presented
- Bank Charges deducted but not recorded
- Interest credited by bank but not recorded
- Standing Instructions executed by bank
- Errors by the firm or bank
BRS की प्रक्रिया (Step by Step):
- Cash Book और Pass Book (Bank Statement) दोनों को एक ही अवधि की निकालें।
- दोनों पुस्तकों में समान लेन-देन चिह्नित करें।
- वे entries खोजें जो किसी एक पुस्तक में दर्ज हैं किन्तु दूसरी में नहीं।
- अंतर के प्रत्येक कारण को स्पष्ट लिखें:
- Uncleared cheques
- Direct deposits
- Bank charges, interest आदि
- Opening balance में उक्त entries का प्रभाव जोड़कर Adjusted Closing Balance प्राप्त करें।
- सुनिश्चित करें कि समायोजित राशि दोनों पुस्तकों में मेल खाती है।
BRS का प्रारूप (Format):
| विवरण | राशि (₹) |
|---|---|
| नकद बही अनुसार Opening Balance | XXXXX |
| Add: बैंक द्वारा सीधे जमा राशि | XXXXX |
| Add: बैंक द्वारा जोड़ा गया ब्याज | XXXXX |
| Less: बैंक चार्जेस | XXXXX |
| Less: प्रस्तुत न किए गए चेक्स | XXXXX |
| Less: Dishonoured चेक्स | XXXXX |
| Closing Balance as per Bank Pass Book | XXXXX |
Tally में BRS कैसे करें?
- Gateway of Tally → Banking → Bank Reconciliation
- Bank Ledger चयन करें।
- तिथि व cheque details भरें।
- Automatically reconciliation संभव।
BRS बनाने के लाभ:
- त्रुटियों की पहचान
- बैंक धोखाधड़ी से सुरक्षा
- सटीक Cash Flow Management
- Tax Computation में सहायता
- Financial Reporting में भरोसा
BRS बनाते समय सावधानियाँ:
- प्रत्येक Pending Cheque को पहचानें।
- Bank Charges की जानकारी रखें।
- Direct Deposits को तुरन्त दर्ज करें।
- Auto Debit/Credit Instructions नोट करें।
BRS से जुड़ी आम गलतियाँ:
- गलत तिथि पर चेक रिकॉर्ड करना।
- बैंक चार्जेस को नजरअंदाज करना।
- सीधे बैंक में जमा ग्राहक की राशि को दर्ज न करना।
- बही व बैंक स्टेटमेंट में अंतर के वास्तविक कारणों की अनदेखी।
निष्कर्ष:
- Bank Reconciliation Statement न केवल accounting प्रक्रिया है, बल्कि वित्तीय अनुशासन का प्रमाण भी है। यदि इसे समय-समय पर बनाया जाए तो व्यापार में पारदर्शिता बनी रहती है तथा भविष्य में वित्तीय विवादों या ऑडिट आपत्तियों की संभावना शून्य रहती है।
FAQ:
- BRS किस अवधि में बनाना उचित है?
- कम से कम मासिक।
- क्या Tally में Auto-BRS संभव है?
- हाँ, Tally Prime में।
- क्या BRS GST Filing में सहायक है?
- हाँ, वास्तविक Cash Flow प्रदर्शित करता है।
अंतिम शब्द:
- BRS के बिना कोई भी कंपनी अपने नकद प्रवाह पर नियंत्रण नहीं रख सकती। अतः सभी उद्यमों को इसे नियमित रूप से बनाना चाहिए।
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